Documento de habilitação: conceito e âmbito.
1. Conceito
O que é um documento de habilitação?
O documento de habilitação é um documento mediante o qual um importador ou exportador autoriza um Representante Aduaneiro a apresentar em seu nome uma ou várias declarações aduaneiras. Esta autorização supõe ainda a representação face às inspecções por parte da Alfândega, procedimentos aquando de não conformidade com a classificação, de devolução de documentos indevidos, actuação perante multas e outras sanções, etc.
2. Âmbito
É sempre necessário um documento de habilitação?
Realmente não, pois um exportador ou importador pode fazer a declaração directamente perante a Alfândega e realizar por si mesmo os trâmites do despacho aduaneiro. Contudo, na prática, tal supõe um trabalho difícil e custoso, pelo que a maioria de empresas prefere confiar a transitários e despachantes aduaneiros tais processos.
Para além disso, quando o representante aduaneiro tem o estatuto de OEA (Operador Económico Autorizado), pode haver lugar a menos controles documentais e físicos à mercadoria, o que torna a emissão do despacho mais célere.
Assim sendo, é, aconselhável delegar os despachos aduaneiros em transitários OEA
Esta possibilidade de representação aduaneira está regulada nas seguintes normativas:
– Código Aduaneiro Comunitário: Regulamento (CEE) nº 2913/92 do Conselho, de 12 de outubro de 1992, em que se aprova o código aduaneiro comunitário.
– Legislação portuguesa: Decreto-Lei nº 445/99, de 3 de Novembro, o qual regula o estatuto dos Despachantes Oficiais e respectivas competências, definindo declarantes e representantes perante a alfândega.
Em que casos se necessita do documento de habilitação?
Sempre que haja um despacho aduaneiro e o sujeito tributário (exportador ou importador) tenha optado por ser representados perante a Alfândega.
Mas “eu vendo EXW…”
Por vezes encontramo-nos com exportadores que nos dizem que, como vendem sob o Incoterm EXW (Ex Works) e não se ocupam de nada, que não têm de tratar de nada relativo ao despacho aduaneiro. Trata-se de um erro habitual que urge aclarar.
O Incoterm EXW estipula que la mercadoria é entregue na fábrica ou armazém do vendedor. Todavia este deve prestar, a pedido, risco e custas do comprador, a ajuda necessária para obter, quando seja pertinente, qualquer licença de exportação ou outra autorização oficial para exportação.
Assim sendo, todo o exportador, independentemente do Incoterm utilizado no processo de compra e venda, deverá entregar o documento de habilitação ao transitário ou despachante aduaneiro.
Que tipos de autorizações de despacho existem?
1) Autorização por operação: documento de habilitação ocasional, em que o Representante Aduaneiro despacha e representa o seu cliente numa única operação, identificada pelos dados da factura comercial da transacção internacional.
2) Autorização global: documento de habilitação mestre, em que o Representante Aduaneiro representar o seu cliente em todas suas operações e trâmites perante a Alfândega, por prazo indefinido ou até que a revogue. As autorizações globais apenas são válidas para as Alfândegas onde o representante possa operar – por exemplo, as Alfândegas portuguesas.
O ideal é trabalhar com documentos de habilitação mestre, pois permitem uma maior agilidade nos despachos. Caso contrário, para cada despacho (seja de exportação ou importação) o cliente terá que entregar ao seu representante aduaneiro uma nova autorização.
Que dados incluir na autorização de despacho?
Tendo como suporte papel timbrado da empresa, devem constar os dados completos do importador ou exportador, nomeadamente nome ou designação social, domicílio fiscal e NIF, assim como os dados do Representante Aduaneiro.
No documento deverá constar a assinatura se quem obriga a empresa e os seus dados, devendo ser devidamente datada e carimbada. Note que em Portugal não é necessário o reconhecimento notarial deste documento.
Que modelos de documento de habilitação existem?
Cada transitário ou despachante aduaneiro poderá utilizar um formulário próprio.
Quais os trâmites para validação do documento?
Em Portugal, o documento de habilitação mestre apenas é registado na Alfândega, enquanto o ocasional é tratado internamente pelo transitário ou despachante aduaneiro.
Posso enviar o documento por email ou fax?
Poderá fazê-lo, mas a Alfândega exige aos transitários que tenham em seu poder a autorização de despacho original devidamente preenchida.
A Alfândega não considera como válidas autorizações em fotocópia, digitalizadas, etc.
O correcto é ter o documento original.
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